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文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

浏览次数: 日期:2010年12月13日 17:03
文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
(江西省核工业地质局)

第一条 为便于我局机关正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映本单位主要职能活动情况及行业特点,维护其历史原貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局令第8号——《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,特制定本规定。
第二条 本规定中的机关文件材料是指本单位在党群工作、行政管理、经营管理及生产技术管理等各项工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条 本单位文件材料的归档范围是:
(一)反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作、经济建设和历史研究具有查考价值的文件材料;
(二)本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
(三)本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料;下级单位报送的重要文件材料;
(四)其他对本单位工作具有利用价值的文件材料。
第四条 本单位文件材料不归档范围是:
(一)上级单位的文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料,任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
(二)本单位文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、校对稿,不需办理的一般性人民来信、电话记录,本单位内部互相抄送的文件材料,本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料,有关工作参考的文件材料等;
(三)同级单位的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料等;
(四)下级单位的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
第五条 凡属本单位归档范围的文件材料,各处(室)必须按有关规定向本单位档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为已有或拒绝归档。
第六条 文书档案保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。
第七条 本单位永久保管的文书档案主要包括:
(一)本单位制定的法规政策性文件材料;
(二)本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)本单位职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本单位关于重要问题的请示、报告与上级单位的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)本单位机构演变、人事任免、职称评聘等文件材料;
(六)本单位房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料;
(八)同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。
第八条 本单位定期管理的文书档案主要包括:
(一)本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)本单位人事管理工作中形成的一般性文件材料;
(四)本单位一般性事务管理文件材料;
(五)本单位关于一般性问题的请示、报告与上级单位的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料;
(七)上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(八)同级单位和下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料;
(九)下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条 本单位形成的人事、科技、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。
本单位要对应归档电子文件的元数据,背景信息等进行相应归档。机关各处(室)应协助档案部门做好电子文件的归档工作。
第十条 本单位应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。凡需归档的纸质文件材料中有附件的,均应一式二份,分别与正本、定稿一并存档。
第十一条 单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档,其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十二条 本规定适用于局机关。局所属各地勘单位及局直属公司可参照执行或制定自己的规定。
第十三条 本规定自颁布之日起施行。

附件: 《江西省核工业地质局机关文书档案保管期限表》

附件:
江西省核工业地质局机关文书档案保管期限表
1 本单位党代会、职代会、工会、共青团等会议的文件材料
1.1 请示、批复、报告、选举结果、决议、纪要等文件材料
永久
1.2 会议记录、讨论通过的文件、代表的建议、意见及答复等文件材料 永久
1.3 重要的贺信、贺电,小组会议记录、领导人讲话等文件材料 30年
1.4 筹备工作、简报、快报、讨论未通过的文件 10年
2 局机关党委、机关纪律检查委员会会议的文件材料
2.1 决议、决定、记录、纪要、讨论通过的文件 永久
2.2 领导人讲话、参加人员名册 30年
2.3 讨论未通过的文件 10年
3 局党组、机关党委会、民主生活会等文件材料
3.1 机关党委工作总结、请示、报告、纪要、统计报表等文件材料永久
3.2 党组(扩大)会、机关党委会、民主生活会会议纪录 永久
3.3 机关党委工作大事记、保密规章制度等文件材料 30年
3.4 机关党委工作计划、规章制度、通知、工作调查、情况反映等文件材料 10年
4 局行政办公会议的纪要、会议记录 永久
5 本单位召开工作会议、队长(书记)会、专题会议的文件材料
5.1 请示、批复、总结、决议、决定、纪要 永久
5.2 报告、领导人专题发言 30年
5.3 典型材料、简(报)讯 10年
6 本单位联合召开会议的文件材料
6.1 本单位为主办的
6.1.1 请示、批复、报告、总结、决议、决定、纪要 永久
6.1.2 典型材料、领导人讲话或专题发言 30年
6.1.3 简讯 10年
6.2 本单位协办的
6.2.1 请示、批复、报告、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年
6.2.2 典型材料、简报的复制件或副本 10年
7 本单位承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
7.1 请示、批复、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文)、会徽设计、上级领导人题词 永久
7.2 上级领导人贺辞、讲话 30年
7.3 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年
7.4 申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单 10年
7.5 委员会、分会会议和学术会的讨论记录 10年
8 上级单位及领导检查、视察本系统、本单位工作时形成的文件材料
8.1 重要的 永久
8.2 一般的 30年
8.3 本系统、本单位工作汇报材料 30年
9 本单位业务文件材料
9.1 本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料 永久
9.2 本单位的请示与上级单位的批复、批示
9.2.1 重要业务问题的 永久
9.2.2 一般业务问题的 30年
9.3 同级单位、下级单位的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料
9.3.1 重要业务问题的 永久
9.3.2 一般业务问题的 30年
9.4 本单位代上级单位起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年
9.5 单位联合行文的文件材料
9.5.1 本单位为主办的
9.5.1.1 重要业务问题的 永久
9.5.1.2 一般业务问题的 30年
9.5.2 本单位为协办的
9.5.2.1 重要业务问题的 永久
9.5.2.2 一般业务问题的 10年
9.6 本单位编辑、编写的文件材料
9.6.1 年鉴、大事记、组织沿革等 永久
9.6.2 信息、快讯等文件材料 30年
9.6.3 简报、情况反映等 10年
9.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料
9.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久
9.7.2 执法检查情况汇总、通报、整改通知等 永久
9.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
9.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料 永久
9.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料
永久
9.7.3.3 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久
9.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久
9.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年
9.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
9.7.5.1 重要的 永久
9.7.5.2 一般的 30年
9.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
9.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久
9.8.2 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久
9.8.3 本单位经营统计月报表 30年
9.8.4 本单位的年度计划,所属各地勘单位年度以下的计划、总结、统计材料 10年
9.8.5 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年
9.9 出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的文件材料
9.9.1 发表的公报、签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等文件材料 永久
9.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录
30年
9.9.3 其他文件材料 10年
10 本单位机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、综合治理、信访工作文件材料
10.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、启用印模和作废等文件材料 永久
10.2 人事任免、考察、奖惩、落实政策的决议、通知、决定等文件 永久
10.3 人事工作制度、规定、办法等文件材料 30年
10.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
10.4.1 受县级(含)以上表彰、奖励的 永久
10.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年
10.5 对本单位有关人员的处分材料
10.5.1 受到警告(不含)以上处分的 永久
10.5.2 受到警告处分的 30年
10.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、复转军人的安置、死亡、抚恤等文件材料 永久
10.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久
10.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久
10.9 本单位职工名册 永久
10.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
10.10.1 工作报告、工作要点、总结、换届选举结果 永久
10.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久
10.10.3 党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料 永久
10.10.4 党员入党、转正、延期、退党、取消党员资格或预备期的决议、决定、通知等文件材料 永久
10.10.5 党员教育、学习、评议、整党工作等文件材料 10年
10.10.6 情况反映、工作简报 10年
10.11 纪检、监察工作中形成的文件材料
10.11.1 纪检(监察)工作总结、对党员违纪案件调查处理等文件材料 永久
10.11.2 对纪检信访中重大问题的调查、处理意见、决定 永久
10.11.3 廉政建设、党风党纪、纪检信访工作制度、规定、意见、
决定、通知等文件材料 30年
10.11.4 纪检(监察)工作的计划、经验介绍、表彰先进等文件材料 10年
10.12 安全保卫、综合治理工作中形成的文件材料
10.12.1 保卫部门的安全检查、调查记录 10年
10.12.2 综合治理工作的总结、要点、情况通报、表彰决定等文件材料 10年
10.13 本单位处理人民来信来访的文件材料
10.13.1 重大事件有领导重要批示和处理结果的 永久
10.13.2 一般的有领导批示和处理结果的 30年
10.13.3 其他无处理结果的 10年
11 本单位事务管理文件材料
11.1 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
11.1.1 重要的 永久
11.1.2 一般的 10年
11.2 接待工作的计划、方案
11.2.1 重要的 30年
11.2.2 一般的 10年
11.3 本单位财务管理文件材料
11.3.1 财务决算 永久
11.3.2 财务预算、财务管理方面的规定 30年
11.3.3 财务管理工作的其他文件材料 10年
11.4 本单位物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车辆调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年
11.5 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料
11.5.1 重要的 永久
11.5.2 一般的 10年
11.6 本单位基本建设文件材料
11.6.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久
11.6.2 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续
永久
11.6.3 职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请等文件材料 30年
11.6.4 基建计划、预(决)算、建筑工程用地许可证、建筑工程规划许可证、施工许可证、设计(施工、竣工)图等文件材料
30年
12 学会、协会工作中形成的文件材料
12.1 规定、总结、统计报表等文件材料 10年
12.2 计划、会议文件、统计报表、通知等文件材料 10年
13 上级单位制发的文件材料
13.1 上级单位制发的属于本单位主管业务的文件材料
13.1.1 重要的 永久
13.1.2 一般的 10年
13.2 上级单位制发的关于本单位机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久
13.3 上级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
14 同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
15 下级单位报送的文件材料
15.1 重大问题的专题报告 30年
15.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年

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